Notificações

O Signer avisa as pessoas quando algo acontece com um documento. A maior parte dos avisos é por e-mail. Alguns também podem ir por SMS, WhatsApp ou notificação push, conforme a configuração da instância.

Esta página usa estes nomes para os destinatários:

• Participantes: signatários e aprovadores do fluxo.
• Observadores: pessoas que acompanham o documento sem assinar.
• Criador: o usuário que criou o documento.

Quem recebe cada notificação

Evento	Quem recebe
O documento é criado	Os participantes da primeira etapa recebem o pedido de ação. Os observadores recebem um aviso de que foram adicionados.
Uma etapa termina	Os participantes da etapa seguinte recebem o pedido de ação.
Um participante assina ou aprova	Os observadores.
O documento é concluído	Os participantes, os observadores e o criador. Se a configuração NotifyConclusion está desligada, só os observadores. Os e-mails de notifiedEmailsData também recebem.
Um participante recusa	Os participantes, os observadores e o criador. Se a recusa não muda o status do documento, por exemplo numa regra com vários assinantes, só os observadores e o criador.
O documento é cancelado, pausado, retomado ou expira	Os participantes que já agiram ou que têm ação pendente, os observadores e o criador.
O documento é excluído	Todos os envolvidos. A configuração DisableNotifyParticipantsOnDocumentDeleted desliga esse aviso.
Uma nova versão é enviada, os dados ou os anexos mudam	Os observadores. Os participantes só recebem se a configuração correspondente está ligada: NotifyParticipantsOnAddedVersion, NotifyParticipantsOnDocumentInformationUpdates ou NotifyParticipantsOnAttachmentUpdates.
O fluxo é editado	Os observadores.

Situações que costumam gerar dúvida

• Participante adicionado no meio do fluxo: se você edita o fluxo e adiciona alguém à etapa pendente, essa pessoa recebe o pedido de ação na hora. Se adiciona alguém a uma etapa futura, a pessoa recebe o pedido quando a etapa começa. Quem foi removido do fluxo não recebe aviso.
• Documento movido de pasta: mover um documento sozinho não gera notificação. Mover vários documentos de uma vez é uma ação em lote. Nesse caso, a caixa Notificar participantes do diálogo define se os participantes recebem um aviso.

Idioma

O Signer envia cada notificação no idioma do destinatário. Os idiomas são português, inglês e espanhol. O Signer escolhe o idioma nesta ordem:

1. O idioma definido para o participante ou o observador naquele documento.
2. O idioma do usuário.
3. O idioma padrão da instância.

Pela API, o campo de idioma fica em cada ação do fluxo, em cada observador e em cada item de notifiedEmailsData.

Lembretes

Um lembrete é um novo aviso para quem ainda não agiu num documento pendente.

• Os lembretes automáticos valem só para documentos de organizações. Contas pessoais não recebem lembretes.
• O administrador da organização define o intervalo em Lembretes Automáticos, no campo Enviar a cada. Um valor menor que 1 desliga os lembretes.
• Se a organização não define o intervalo, o Signer usa o padrão da instância, a configuração DefaultReminderPeriodInDays. O padrão é 3 dias.
• O Signer envia no máximo MaxNumberOfNotificationsForReminder lembretes para cada ação pendente. O padrão é 10.
• Enquanto o documento está pausado, o Signer não envia lembretes.
• Você também pode enviar um lembrete manual com o botão Enviar lembrete.

Avisos agrupados

Se uma pessoa tem vários documentos pendentes ao mesmo tempo, o Signer envia um único e-mail com a lista. A configuração MaximumItemsInBatchNotifications limita a lista a 10 itens por padrão. Nos outros canais, como SMS, o Signer envia mensagens separadas, com um intervalo entre elas.

Como desligar notificações

Você pode desligar notificações em quatro lugares. Cada lugar tem um alcance diferente:

• Na instância: as configurações NotifyConclusion, DisableNotifyParticipantsOnDocumentDeleted e NotifyParticipantsOn... desligam o aviso de um evento em todos os documentos. A tabela de eventos mostra o efeito de cada uma. Veja Configurações General.
• Na criação do documento pela API: disableNotifications desliga todas as notificações do documento para os participantes. disablePendingActionNotifications desliga só o pedido de ação da primeira etapa e o e-mail de boas-vindas para usuários novos. Use essa opção quando a sua aplicação envia o link de assinatura. Veja Opções do documento e Assinatura em lote.
• Numa ação pela API: na assinatura, na aprovação ou na recusa, disableNotifications desliga os avisos gerados por aquela ação. Esses avisos são o pedido da etapa seguinte, os avisos aos observadores, a conclusão e a recusa. Veja Opções do participante.
• Numa ação em lote na tela: a caixa Notificar participantes define se a ação gera avisos. A configuração NotifyParticipantsDefaultValue não desliga nada sozinha. Ela só define se a caixa começa marcada, e o padrão é marcada. Veja Configurações Batches.

Os e-mails de notifiedEmailsData recebem só o aviso de conclusão. Eles recebem esse aviso mesmo quando a assinatura que concluiu o documento usou disableNotifications.

As opções da instância valem para todas as organizações. Se você usa o Signer em nuvem (SaaS), peça a alteração ao suporte da Lacuna. Se a instância é sua, veja Configurações do Signer.